Mandex – DATEV-Mandantenportal für Steuerkanzleien und ihre Mandanten

Der Kunde

Mandex ist eine webbasierte Plattform für Steuerkanzleien und deren Mandanten. Unter app.mandex.cloud bündelt das DATEV-Mandantenportal zentrale Verwaltungsprozesse rund um DATEV Unternehmen online: Mandanten können Berechtigungen für Mitarbeitende selbstständig beantragen und pflegen, Steuerkanzleien prüfen Änderungen und geben sie frei. So entsteht ein durchgängiger digitaler Workflow zwischen Mandant und Kanzlei – ohne E-Mail-Pingpong, ohne unübersichtliche Excel-Listen und ohne dass sensible Rechteänderungen unstrukturiert per Telefon oder Post laufen.

Die Aufgabe

In Steuerkanzleien gehört die Vergabe und Verwaltung von DATEV-Online-Berechtigungen zum Alltag: SmartCard und SmartLogin, Finanzbuchführung, Personalwirtschaft, Belegfreigabe – die Rechtematrix ist komplex, die Anforderungen von Mandanten vielfältig, die fachliche Verantwortung liegt bei der Kanzlei. Gleichzeitig wünschen sich Mandanten mehr Eigenverantwortung: Sie möchten Benutzer anlegen, Berechtigungen anpassen und Anträge digital stellen – aber immer unter der Kontrolle und Freigabe der Steuerberatung.

Unser Auftrag: ein mandantensicheres, kanzleizentriertes Portal zu entwickeln, das diese Prozesse abbildet, verständlich macht und technisch zukunftssicher betreibbar ist. Im Fokus standen ein klarer Freigabe-Workflow, granulare DATEV-Rechteverwaltung, mandanten- und kanzleispezifische Datenabgrenzung sowie eine Oberfläche, die auch ohne DATEV-Fachwissen bedienbar ist.

Unsere Lösung

Wir haben das Mandex-Mandantenportal als individuelle TYPO3-13-Anwendung realisiert. Auf Basis einer maßgeschneiderten Extension site_mandantenportal entstand ein B2B-Portal, das CMS-Funktionalität mit tiefer Fachlogik verbindet: Benutzer- und Firmenverwaltung, DATEV-Berechtigungsformulare, Entwurfs-Workflow, Historie und Benachrichtigungen – alles in einer konsistenten Oberfläche auf Basis des Material-Dashboard-Designs.

Die Informationsarchitektur gliedert sich in zentrale Bereiche:

• Dashboard – personalisierte Übersicht mit Willkommensblock, offenen Entwürfen und aktuellen Aktivitäten
• Benutzerverwaltung – Anlegen, Bearbeiten und Verwalten von Mandanten- und Kanzlei-Benutzern
• Firmenverwaltung – Pflege der Mandanten-Firmen mit Mandanten- und Beraternummer
• DATEV-Berechtigungen – granulare Rechtevergabe entlang der DATEV-Unternehmen-online-Struktur
• Entwurfs-Freigabe – Prüf- und Freigabe-Oberfläche für Steuerberater
• Historie – lückenlose Protokollierung aller relevanten Aktionen

Nach dem Login sehen Mandanten und Steuerberater nur die Daten ihrer jeweiligen Steuerkanzlei und Mandanten-Firma – die Mandantentrennung ist durchgängig in Datenmodell, Abfragen und Benutzeroberfläche verankert.

Leistungsumfang im Detail

Benutzer- und Rollenverwaltung

Das Portal unterscheidet drei Nutzergruppen mit klar definierten Rechten:

Mandant / Mandanten-Admin
Mandanten-Admins legen Benutzer für ihre Firma an, weisen DATEV-Berechtigungen zu und übermitteln Änderungen an die Steuerkanzlei. Sie können weitere Mandanten-Admins bestimmen und so die Verwaltung innerhalb des Unternehmens delegieren.

Steuerberater / Steuerkanzlei
Die Kanzlei verwaltet Mandanten-Firmen, legt Kanzlei-Mitarbeiter an und bearbeitet eingehende Berechtigungsanträge. Ein Dashboard-Widget zeigt die Anzahl offener Entwürfe – so bleiben ausstehende Freigaben jederzeit im Blick.

Kanzlei-Mitarbeiter
Von der Steuerkanzlei verwaltete Benutzer mit eigenen Berechtigungsprofilen.

Neue Benutzer erhalten ihre Zugangsdaten per E-Mail-Einladung mit tokenbasiertem Passwort-Setup. Alternativ kann die Kanzlei Passwörter manuell vergeben. Die Benutzerlisten sind nach Firmen gruppiert, durchsuchbar und auf Tabulator-Tabellen aufgebaut.

DATEV-Berechtigungsverwaltung

Das Herzstück des Portals ist die abbildung der DATEV-Unternehmen-online-Rechtewelt in einem strukturierten Formular mit vier Kategorien:

SmartCard / SmartLogin
Auswahl und Verwaltung der Zugangsmedien für DATEV Unternehmen online – inklusive Kostenhinweis für SmartCard und kostenfreier SmartLogin-Option.

Finanzbuchführung
Digitale Belege, Kassenbuch, Zahlungen und Lastschriften, Überweisungen vorbereiten, Kontoumsätze, PDF-Auswertungen sowie Auswertungen für Finanzbuchführung und Kostenrechnung.

Personalwirtschaft
Personalnummern-Zuordnung, Auswertungen, Personalstammdaten, Bewegungsdaten, Personaldaten, DATEV Personal Dokumente sowie Lohnservices (Lohnzahlungen, Austausch-, Auswertungs- und Importdatenservice).

DATEV Belegfreigabe online
Belege prüfen und freigeben sowie Belegfreigabe administrieren.

Jede Änderung an bereits aktiven Rechten erzeugt automatisch einen Entwurf. Der Status wird in der Oberfläche als „Angefordert“ bis zur Bestätigung durch die Steuerkanzlei angezeigt. Mandanten übermitteln ihre Anträge per Klick an die Steuerberatung.

Entwurfs-Workflow & Freigabe

Der Freigabeprozess ist bewusst mehrstufig angelegt:

1. Mandant oder Mandanten-Admin beantragt Berechtigungsänderungen
2. Das System legt einen Entwurf an und markiert den Status als „Angefordert“
3. Steuerberater sehen offene Entwürfe in einer dedizierten Bearbeitungsansicht
4. Geänderte Felder werden per Diff-Hervorhebung gegenüber dem aktiven Rechtstand visualisiert
5. Nach Prüfung und Freigabe durch die Kanzlei wird der Entwurf bestätigt

Eine Scheduler-Task informiert Steuerberater per E-Mail über ausstehende Entwürfe – automatisch und kanzleibezogen, sodass keine Anträge unbemerkt liegen bleiben.

Firmenverwaltung

Steuerkanzleien pflegen ihre Mandanten-Firmen zentral im Portal: Firmenname, Adresse, Mandantennummer und Beraternummer. Die Zuordnung von Benutzern und Berechtigungen erfolgt firmenbezogen. Beim Löschen einer Firma warnt das System vor kaskadierenden Auswirkungen auf zugehörige Benutzer und Rechte.

Historie & Nachvollziehbarkeit

Alle relevanten Aktionen werden in einer Audit-Historie protokolliert. Content Blocks für „Recent History“ und „History List“ zeigen die letzten Aktivitäten im Dashboard bzw. in einer filterbaren Gesamtübersicht – nach Steuerkanzlei, Mandanten-Firma und Benutzergruppe. So bleibt jederzeit nachvollziehbar, wer wann welche Berechtigungen beantragt oder freigegeben hat.

Ergebnis & Mehrwert

Mit dem Mandex-Mandantenportal haben Steuerkanzleien und ihre Mandanten eine Plattform, die DATEV-Berechtigungsprozesse strukturiert und digital abbildet:

• Mandanten beantragen und verwalten DATEV-Online-Rechte selbstständig – die Kanzlei behält die fachliche Kontrolle über den Freigabe-Workflow
• Der Entwurfs-Mechanismus ersetzt unstrukturierte E-Mail- und Telefonanfragen durch einen nachvollziehbaren, dokumentierten Prozess
• Mandantentrennung und rollenbasierte Sichtbarkeit schützen sensible Unternehmens- und Berechtigungsdaten
• Die Historie schafft Transparenz und Revisionssicherheit bei jeder Rechteänderung
• Automatische E-Mail-Benachrichtigungen stellen sicher, dass ausstehende Freigaben zeitnah bearbeitet werden
• Die TYPO3-Basis ermöglicht flexible Content-Pflege und technische Erweiterbarkeit – gebaut für den langfristigen Betrieb als Fachportal

Das Portal ist mehr als eine Verwaltungsmaske: Es ist die digitale Schnittstelle zwischen Mandant und Steuerkanzlei im DATEV-Umfeld – verständlich für Endanwender, präzise in der Fachlogik und zukunftssicher in der technischen Umsetzung.